Tietosuoja ja tietojen käsittely

Valtion tukeman asuntorakentamisen keskus saa tietoja henkilöltä itseltään (esim. avustus- tai työpaikkahakemukseen liittyvät tiedot). Lisäksi saamme lainsäädännön perusteella tietoja eri viranomaisilta.

Valtion tukeman asuntorakentamisen keskus tarvitsee henkilötietoja pääsääntöisesti lakisääteisten tehtäviensä hoitamiseen, palveluiden toteuttamiseen ja yhteydenpitoon.

Henkilötietoja käsitellään:

• Laina- ja avustushakemusten valmistelussa, ratkaisussa ja tukien maksamisessa
• Ohjaus- ja valvontatehtävissä
• Asiakaspalvelussa ja -yhteydenpidossa sekä viestinnässä
• Muussa keskuksen toiminnassa, kuten rekrytoinneissa, hankinnoissa ja hallinnollisissa asioissa.

Valtion tukeman asuntorakentamisen keskuksessa henkilötietoja käsittelevät vain ne virkamiehet, joilla on työtehtävän mukaiset käyttövaltuudet ja oikeus käsitellä kyseistä asiaa. Keskus valvoo henkilötietojen käsittelyä. Virkamiehen vaitiolovelvollisuus on voimassa aina, myös vapaa-aikana ja työsuhteen päättymisen jälkeen.

Keskus on tehnyt valittujen palveluntarjoajien (”henkilötietojen käsittelijät”) kanssa sopimuksia, jotka sisältävät henkilötietojen käsittelyä keskuksen puolesta. Henkilötietojen käsittelystä on sovittu tietosuoja-asetuksen mukaisesti.

Valtion tukeman asuntorakentamisen keskus luovuttaa tietoja laissa säädetyissä tapauksissa esimerkiksi Verohallinnolle, työeläke- ja vakuutuslaitoksille, sosiaali- ja terveysviranomaisille, poliisille sekä ulosottoviranomaisille tai tutkimusten aineistoksi.

Tarkemmat tiedot luovutettavista tiedoista ja henkilötietojen käsittelijöistä löytyvät kunkin henkilörekisterin tietosuojaselosteesta.

Tämä sisältö on päivitetty 23.4.2024.

Rekisterinpitäjän edustaja

Rekisterinpitäjän edustaja: 
-

Sähköposti muotoa etunimi.sukunimi@ara.fi.

Henkilötietojen käyttötarkoitus ja käsittelyperuste

Rekisterissä käsitellään yhteisöasiakkaiden ja henkilöasiakkaiden edustajien henkilötietoja Asumisen rahoitus- ja kehittämiskeskuksesta annetun lain (71/2007) 1 §:n nojalla. 

Edustajien henkilötietoja käytetään Aran yhteisöasiakkaille myöntämiä tukia ja henkilöasiakkaille myöntämiä avustuksia koskevien hakemusten käsittelemiseksi, päätösten tiedoksi antamiseksi ja yhteydenpitoon. Lisäksi käsittelyn tarkoituksena on yhteydenpito yhteisöasiakkaisiin valvontaan, ohjaukseen ja asuntomarkkinatiedon keräämiseen liittyen. 

Mitä henkilötietoja käsitellään?

Käsittelemme hakemusten yhteystiedoissa ilmoitettuja yhteisön tai henkilöasiakkaan edustajan henkilötietoja:

• nimi
• puhelinnumero
• sähköpostiosoite 
• titteli

Lisäksi käsittelemme yhteisön ilmoittaman, julkisista rekistereistä tai muista viranomaislähteistä saadun yhteisön edustajan henkilötietoja:

• nimi
• puhelinnumero
• sähköpostiosoite
• titteli
• katuosoite

Henkilötietojen käsittely, siirto ja luovuttaminen 

1. Manuaalinen aineisto: käsitellään koulutetun henkilökunnan toimesta tietojen suojaustasoa vastaavasti. 
2. Digitaalisesti käsiteltävät aineistot: Rekisterin tiedot on suojattu asiattomalta katselulta, muuttamiselta ja hävittämiseltä. Suojaus perustuu käyttövaltuushallintaan, tietokantojen ja palvelinten tekniseen suojaukseen, tilojen fyysiseen suojaukseen, kulunvalvontaan, tietoliikenteen suojaukseen sekä tietojen varmuuskopiointiin. 

Pääsy- ja käsittelyoikeus tietoihin myönnetään työtehtävien perusteella. Pääsy järjestelmään perustuu henkilökohtaisiin käyttäjätunnuksiin. Toiminnan asianmukaisuuden valvomiseksi käytetään hallinnollisia kontrolleja.

Tietoja voidaan luovuttaa ainoastaan voimassa olevan lainsäädännön velvoittamissa ja sallimissa rajoissa tai rekisteröidyn suostumuksella. 

Tietoja voidaan luovuttaa säännönmukaisesti Valtiokonttorille, kunnille ja rahoituslaitoksille. Tietoja voidaan käsitellä Aran sähköisessä asiointipalveluissa, jonka tekninen ylläpito ja kehittäminen on ulkoistettu IT-palveluntarjoajalle. Ara on tehnyt palveluntarjoajan kanssa tietosuoja-asetuksen mukaisen sopimuksen henkilötietojen käsittelystä. 

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle eikä kansainvälisille järjestöille.

Tietojen säilytysaika

Asianhoitajarekisterin henkilötietojen säilytysajat pohjautuvat lainsäädäntöön ja Aran tiedonohjaussuunnitelmaan ja niiden säilytysaika on 5–50 vuotta tai pysyvästi asiakirjan saapumis- tai luontipäivämäärästä. 

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä, ja jos näitä henkilötietoja käsitellään, oikeus saada pääsy henkilötietoihin. 

Rekisteröidyn tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä itsellään on pääsy henkilötietoihin Aran verkkoasioinnin kautta. Niiden tietojen osalta, joihin rekisteröidyllä itsellään ei ole pääsyä, rekisteröity voi tehdä tarkastuspyynnön rekisterinpitäjän edustajalle.

Rekisterin sisältämiä tietoja ei käytetä profilointiin eikä tietoihin kohdisteta automaattista päätöksentekoa. 

Jos rekisteröidyn käyttämästä tarkastusoikeudesta on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi, voi Rekisterinpitäjä periä tietojen antamisesta aiheutuvan hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan maksun.

Rekisteröidyn oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Rekisteröity voi päivittää omia tietojaan Aran verkkoasioinnin kautta. Jos pääsyä Aran verkkoasiointiin ei ole, rekisteröity voi tehdä oikaisupyynnön rekisterinpitäjän edustajalle.

Rekisteröidyn oikeuksien rajoitukset

Rekisteröidyllä ei ole oikeutta pyytää tietojensa poistamista, koska tietojen käsittely perustuu lakiin. Tästä syystä rekisteröidyllä ei myöskään ole oikeutta vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, tai oikeutta saada tietojaan siirretyksi toiseen järjestelmään. Henkilötietojen käsittelyä ei myöskään voi pyytää rajoittamaan, koska tietoja käsitellään lain nojalla.

Valitusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos hän katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta. 

Rekisterinpitäjän edustaja

Rekisterinpitäjän edustaja: 
Anna-Kaisa Lehikoinen, tarkastaja

Sähköposti muotoa etunimi.sukunimi@ara.fi.

Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Asumisoikeusasioiden asiakaspalvelujärjestelmän henkilötietorekisterissä käsitellään yksityishenkilöiden ja yhteisöjen ja yhteisöjen edustajien henkilötietoja, jotka saadaan asiakkaan yhteydenotossa Araan. Lisäksi rekisterissä käsitellään asiakaspalvelujärjestelmää käyttävien Aran virkahenkilöiden tietoja. Henkilötietoja käsitellään EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c ja e alakohtien nojalla. 

Henkilötietoja käsitellään Aran asiakkaiden yksilöimiseksi ja palvelemiseksi eri yhteydenottotilanteissa. Rekisterissä käsitellään esimerkiksi Aran ja asiakkaan toisilleen lähettämiä sähköpostiviestejä sekä asiakkaan puhelimitse ja yhteydenottolomakkeilla esittämiä palvelupyyntöjä. Tiedot käsitellään Jira Service Management -järjestelmässä. 

Henkilötietojen käsittelyn peruste on rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen, yleistä etua koskevan tehtävän suorittaminen ja rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttäminen.

Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisterissä käsitellään yhteydenotossa saatuja yksityishenkilöiden sekä yhteisöjen ja yhteisöjen edustajien henkilötietoja sekä Aran virkahenkilöiden tietoja. Yhteydenottokanavasta ja asiasta riippuen rekisteriin kerättävät tietosisällöt vaihtelevat. Kaikista asiakkaiden yhteydenotoista ei kerry kaikkia tai välttämättä mitään alla mainittuja tietoja.

Käsittelemme rekisterissä seuraavia henkilötietoja ja erityisiä henkilötietoja:

• nimi
• sähköpostiosoite
• puhelinnumero
• yhteydenottotapa sekä yhteydenottoon liittyvät aikatiedot, kuten esimerkiksi sähköpostin tai yhteydenottolomakkeen saapumisaika sekä puhelun aloitus- ja lopetusajat. 
• erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia henkilötietoja, kuten esimerkiksi henkilön terveyttä koskevia tietoja, jos yhteydenotto sisältää niitä
• muut asiakkaat mahdollisesti esittämät henkilötiedot

Järjestelmää käyttävien virkahenkilöiden osalta rekisterissä käsitellään lisäksi: rooli käyttäjäryhmän jäsenenä

Muu tietosisältö: 

• asiakkaan lähettämän viestiotsikon ja viestikentän tietosisällöt sekä mahdolliset liitteet
• viranomaisen asiakkaalle lähettämän viestiotsikon ja viestikentän tietosisällöt mahdollisine liitteineen.

Henkilötietojen käsittely, siirto ja luovuttaminen 

Pääsy- ja käsittelyoikeus tietoihin myönnetään työtehtävien perusteella. Henkilötietoja käsittelevät vain ne työntekijät, joilla on työtehtävän mukaiset käyttövaltuudet ja oikeus käsitellä kyseistä asiaa. Pääsy järjestelmään perustuu henkilökohtaisiin käyttäjätunnuksiin.

Rekisterin tiedot on suojattu asiattomalta katselulta, muuttamiselta ja hävittämiseltä. Suojaus perustuu käyttövaltuushallintaan, tietokantojen ja palvelinten tekniseen suojaukseen, tilojen fyysiseen suojaukseen, kulunvalvontaan, tietoliikenteen suojaukseen sekä tietojen varmuuskopiointiin. Laitetilat ja tiedot sijaitsevat fyysisesti EU:n alueella.

Tietoja voidaan luovuttaa ainoastaan voimassa olevan lainsäädännön velvoittamissa ja sallimissa rajoissa tai rekisteröidyn suostumuksella. Tietoja ei luovuteta asiakaspalvelujärjestelmästä, ellei asian käsittely edellytä asian siirtämistä esimerkiksi toiselle viranomaiselle.

Tietoja käsitellään Jira Service Management-järjestelmässä, jonka tekninen ylläpito ja kehittäminen on ulkoistettu IT-palveluntarjoajalle. Ara on tehnyt palveluntarjoajan kanssa tietosuoja-asetuksen mukaisen sopimuksen henkilötietojen käsittelystä.

Henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon. 

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle eikä kansainvälisille järjestöille.

Tietoja ei luovuteta suoramarkkinointia tai markkina- ja mielipidetutkimuksia varten.

Tietojen säilytysajat

Rekisteriin kirjatun henkilöasiakkaan asumisoikeusasioihin liittyvän palvelupyynnön sisältämiä henkilötietoja säilytetään 18 kuukautta palvelupyynnön sulkemisen jälkeen. 

Rekisteriin kirjatun yhteisöasiakkaan ja sen edustajan asumisoikeusasioihin liittyvän palvelupyynnön henkilötietoja säilytetään 5 vuotta palvelupyynnön sulkemisen jälkeen. 

Arassa vireille saatettu asia poistuu asiakaspalvelujärjestelmän henkilötietorekisteristä tämän tietosuojaselosteen mukaisessa ajassa sen jälkeen, kun Arassa vireille saatettu asia kirjataan asianhallintaan, ja sille annetaan diaarinumero. Arassa käsiteltäviin vireille saatettuihin asioihin liittyvien henkilötietojen säilyttämisajat pohjautuvat lainsäädäntöön ja Aran tiedonohjaussuunnitelmaan.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä, ja jos näitä henkilötietoja käsitellään, oikeus saada pääsy henkilötietoihin. Rekisteröity voi tehdä tarkastuspyynnön rekisterinpitäjän edustajalle. Jos rekisteröidyn käyttämästä tarkastusoikeudesta on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi, voi rekisterinpitäjä periä tietojen antamisesta aiheutuvan hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan maksun.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. 

Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rekisterinpitäjää poistamaan itseään koskevat tiedot. Jos henkilötietojen käsittely perustuu lakiin, rekisteröity ei voi vaatia henkilötietojensa poistamista tai siirtämistä toiseen järjestelmään, tai vastustaa henkilötietojensa käsittelyä.

Valitusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos hän katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta.

Rekisterinpitäjän edustaja

Rekisterinpitäjän edustaja: 
Sinna Tervonen, henkilöstöpäällikkö

Sähköposti muotoa etunimi.sukunimi@ara.fi.

Henkilötietojen käyttötarkoitus ja käsittelyperuste

Johtokunnan materiaalin toimittaminen ja palkkioiden maksu.

Mitä henkilötietoja käsitellään?

Henkilön tiedot: 

• Nimi
• osoite
• puhelinnumero
• henkilöturvatunnus
• pankkitilin numero
• verokortti
• työnantajan tiedot
• palkkiosuhteen luonne
• ansiotieto.

Henkilötietojen vastaanottajien ryhmät, joille henkilötietoja on luovutettu tai luovutetaan

Verottajalle tehtävä vuosi-ilmoitus.

Henkilötietojen käsittely, siirto ja luovuttaminen 

1. Manuaalinen aineisto: Tallennetaan järjestelmään ja hävitetään tietosuojamateriaalina.
2. Digitaalisesti käsiteltävät aineistot: Rekisterin tiedot on suojattu asiattomalta katselulta, muuttamiselta ja hävittämiseltä. Suojaus perustuu käyttövaltuushallintaan, tietokantojen ja palvelinten tekniseen suojaukseen, tilojen fyysiseen suojaukseen, kulunvalvontaan, tietoliikenteen suojaukseen sekä tietojen varmuuskopiointiin.

Pääsy- ja käsittelyoikeus tietoihin myönnetään työtehtävien perusteella. Pääsy järjestelmään perustuu henkilökohtaisiin käyttäjätunnuksiin. Laitetilat ja tiedot sijaitsevat fyysisesti Suomessa.

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle eikä kansainvälisille järjestöille.

Tietojen säilytysaika

Henkilötietojen säilytysajat pohjautuvat lainsäädäntöön ja niiden säilytysaika on 5-50 vuotta jäsenyyden päättymisestä tai asiakirjan luontipäivämäärästä.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä, ja jos näitä henkilötietoja käsitellään, oikeus saada pääsy henkilötietoihin.

Rekisteröidyllä voi tehdä tarkastuspyynnön rekisterinpitäjän edustajalle. 

Rekisterien sisältämiä tietoja ei käytetä profilointiin eikä tietoihin kohdisteta automaattista päätöksentekoa.

Rekisteröidyn oikeus tietojen oikaisemiseen tai poistamiseen

Rekisteröity itse voi muuttaa tai oikaista rekisteriin merkityt tietonsa tai rekisteröity voi pyytää rekisterinpitäjää oikaisemaan ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat virheelliset henkilötiedot. Rekisteröity voi tehdä oikaisupyynnön rekisterinpitäjän edustajalle.

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rekisterinpitäjää poistamaan itseään koskevat tiedot. Oikeutta tietojen poistoon voivat kuitenkin rajoittaa rekisterinpitäjän lakisääteiset velvollisuudet (esim. kirjanpitolaki). Poistopyyntö voidaan tehdä rekisterinpitäjän edustajalle.

Valitusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos hän katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n tietosuoja-asetusta.

Järjestysnumerorekisteri on kansalaisille tarkoitettu verkkopalvelu asumisoikeusasunnon haussa tarvittavan järjestysnumeron hakemiseen. 

Palvelu on julkaistu 30.8.2023. Siirry järjestysnumerorekisteriin (hakija.aso.fi)

Tämä sisältö on päivitetty 25.4.2024.

Rekisterinpitäjän edustaja

Rekisterinpitäjän edustaja: 
Minna Korhonen, ylitarkastaja

Sähköposti muotoa etunimi.sukunimi@ara.fi.

Henkilötietojen käyttötarkoitus ja käsittelyperuste

Asumisoikeuslain (393/2021) mukaan Aran tehtävänä on valvoa asukasvalintoja, käyttövastikkeiden määritystä sekä asuntojen asumisoikeuskäyttöä ja luovutusta. Asumisoikeuslain 15 §:n mukaan Ara on järjestysnumerorekisterin ylläpitäjä. Lakisääteisiä tehtäviä varten Ara kerää tietoja järjestysnumerorekisteriin asumisoikeuden haltijoista, asumisoikeusasuntojen käytöstä sekä käyttövastikkeiden määristä.

Hakijan on haettava järjestysnumero Aralta. Järjestysnumeroa hakiessaan hakija tai hakijat ilmoittavat nimensä ja henkilötunnuksensa järjestysnumeron yksilöimiseksi. Järjestysnumero on voimassa kaksi vuotta sen antamispäivästä. Järjestysnumeron voimassaolo päättyy myös, kun hakija tekee asumisoikeussopimuksen saamallaan järjestysnumerolla.

Käsittely perustuu rekisterinpitäjän lakisääteiseen velvoitteeseen.

Mitä henkilötietoja käsitellään?

Käsittelemme rekisterissä järjestysnumeroa hakevien henkilöiden ja heidän perheenjäsentensä tietoja:

• järjestysnumeron hakijan nimi ja henkilötunnus
• osoite
• puhelinnumero
• sähköpostiosoite
• alle 18-vuotiaiden perheenjäsenten määrä
• täysi-ikäisten perheenjäsenten nimet ja henkilötunnukset
•  haettavan asumisoikeusasunnon tiedot

Rekisteriin tallennetaan myös tieto järjestysnumeron käyttämisestä.

Lisäksi rekisteriin tallennetaan seuraavat tiedot asumisoikeuden haltijoista joko asukasvalinnan tai asunnon luovutuksen yhteydessä:

• asumisoikeussopimuksen tehneen henkilön nimi ja henkilötunnus
• osoite
• puhelinnumero
• sähköpostiosoite
• alle 18-vuotiaiden perheenjäsenten määrä
• 18–54-vuotiaiden perheenjäsenten nimet ja henkilötunnukset
• perhekunnan varallisuustiedot
• asumisoikeusasunnon tiedot (asunnon sijaintitiedot, pinta-ala, asumisoikeusmaksu ja käyttövastikkeen määrä sopimushetkellä).

Järjestysnumeron hakemiseen vaadittavat tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään tai hänen valtuuttamaltaan henkilöltä. Muut rekisterin tiedot saadaan asumisoikeusyhteisöltä.

Henkilötietojen käsittely, siirto ja luovuttaminen 

1. Manuaalinen aineisto: Aineistoa käsittelevät tietoturvakoulutetut henkilöt. Rekisterin tiedot on suojattu asiattomalta katselulta, muuttamiselta ja hävittämiseltä. 
2. Digitaalisesti käsiteltävät aineistot: Rekisterin tiedot on suojattu asiattomalta katselulta, muuttamiselta ja hävittämiseltä. Suojaus perustuu käyttövaltuushallintaan, tietokantojen ja palvelinten tekniseen suojaukseen, tilojen fyysiseen suojaukseen, kulunvalvontaan, tietoliikenteen suojaukseen sekä tietojen varmuuskopiointiin.

Pääsy- ja käsittelyoikeus tietoihin myönnetään työtehtävien perusteella. Pääsy järjestelmään perustuu henkilökohtaisiin käyttäjätunnuksiin. Laitetilat ja tiedot sijaitsevat fyysisesti EU:n alueella. 

Ara on ulkoistanut rekisterin teknisen ylläpidon ja kehittämisen IT-palveluntarjoajalle, jonka kanssa on solmittu tietosuoja-asetuksen mukainen sopimus henkilötietojen käsittelystä.

Järjestysnumerorekisterin henkilötietoja käsittelevät asumisoikeusyhteisöt. Asumisoikeusyhteisöjen on asumisoikeuslain 15 §:n mukaan tarkistettava järjestysnumeron voimassaolo sekä sen oikeellisuus järjestysnumerorekisteristä, kun asumisoikeusyhteisö tekee tarjouksen asunnosta asuntoa hakevalle järjestysnumeron haltijalle. Asumisoikeusyhteisö merkitsee järjestysnumeron käytetyksi rekisteriin, kun asunnonhakija vastaanottaa asumisoikeuden, johon järjestysnumero oikeuttaa.

Järjestysnumerorekisterin maksupalveluntarjoajana toimii Paytrail Oyj, jolle välitetään maksutapahtuman yhteydessä seuraavat järjestysnumeron hakijan tiedot:

• nimi
• sähköpostiosoite
• puhelinnumero
• osoite

Asukasvalinnassa kertyviä tietoja voidaan luovuttaa anonymisoituina kunnalle asuntopoliittisia tietotarpeita ja maankäytön suunnittelua varten.

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle eikä kansainvälisille järjestöille.

Tietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään viisi vuotta.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää pääsy häntä itseään koskeviin tietoihin eli tarkastaa henkilörekisteriin talletetut tiedot. Järjestysnumeron hakemista koskevia tietoja voi tarkastella kirjautumalla järjestysnumerorekisteriin. Omien tietojen tarkastuspyynnön voi myös lähettää Aran kirjaamoon. 

Rekisterin sisältämiä tietoja ei käytetä profilointiin eikä tietoihin kohdisteta automaattista päätöksentekoa. 

Rekisteröidyn tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus saada epätarkat ja virheelliset henkilötiedot oikaistuksi. Rekisteröity voi itse päivittää järjestysnumeron hakemista koskevia tietojaan kirjautumalla järjestysnumerorekisteriin. Vaihtoehtoisesti oikaisupyynnön voi tehdä kirjallisesti rekisterin yhteyshenkilölle. Korjauspyynnössä on ilmoitettava oikaistava tieto ja sen tarkka muutos tai täydennys. 

Rekisteröidyn oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada epätarkat ja virheelliset henkilötiedot oikaistuksi. Rekisteröity voi itse päivittää järjestysnumeron hakemista koskevia tietojaan kirjautumalla järjestysnumerorekisteriin. Vaihtoehtoisesti oikaisupyynnön voi tehdä kirjallisesti rekisterin yhteyshenkilölle. Korjauspyynnössä on ilmoitettava oikaistava tieto ja sen tarkka muutos tai täydennys. Henkilöllisyys on varauduttava todistamaan.

Rekisteröidyn oikeuksien rajoitukset

Järjestysnumerorekisterissä käsitellään henkilötietoja rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen perusteella, minkä vuoksi rekisteröidyllä ei ole oikeutta vaatia henkilötietojensa poistamista tai siirtämistä toiseen järjestelmään, eikä lähtökohtaisesti myöskään oikeutta vastustaa henkilötietojensa käsittelyä.

Valitusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos hän katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta.

Palvelu on julkaistu 30.8.2023. Siirry järjestysnumerorekisteriin (yhteiso.aso.fi)

Tämä sisältö on päivitetty 23.4.2024.

Rekisterinpitäjän edustaja

Rekisterinpitäjän edustaja: 
Minna Korhonen, ylitarkastaja

Sähköposti muotoa etunimi.sukunimi@ara.fi.

Henkilötietojen käyttötarkoitus ja käsittelyperuste

Asumisoikeuslain (393/2021) 15 §:n mukaan Ara on järjestysnumerorekisterin ylläpitäjä. Järjestysnumerorekisteriin kirjautuneet käyttäjät voivat rekisterissä tarkistaa järjestysnumeroita sekä kirjata tekemiään asumisoikeussopimuksia. Käyttäjät merkitsevät järjestysnumeron käytetyksi, kun asumisoikeussopimus kirjataan rekisteriin. Lisäksi käyttäjät ylläpitävät rekisterissä asumisoikeuskohteiden ja asumisoikeusasuntojen tietoja.

Järjestysnumerorekisterin käyttäjistä muodostuu käyttäjärekisteri, jonka hallinnoiminen edellyttää henkilötietojen käsittelyä. Tietoja käytetään käyttövaltuuksien hallinnointiin ja seurantaan sekä lokitietojen keräämiseen.

Tietojen käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen tehtävän noudattamiseksi sekä yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi. Tässä kohden käyttäjällä tarkoitetaan rekisteriä käyttävien asumisoikeusyhteisöjen edustajia.

Mitä henkilötietoja käsitellään?

Käsittelemme rekisterissä järjestysnumerorekisteriin kirjautuneiden käyttäjien henkilötietoja: 

• nimi
• organisaatio

Tiedot saadaan Suomi.fi-tunnistuksen kautta.

Henkilötietojen käsittely, siirto ja luovuttaminen 

Rekisterin tiedot on suojattu asiattomalta katselulta, muuttamiselta ja hävittämiseltä. Suojaus perustuu käyttövaltuushallintaan, tietokantojen ja palvelinten tekniseen suojaukseen, tilojen fyysiseen suojaukseen, kulunvalvontaan, tietoliikenteen suojaukseen sekä tietojen varmuuskopiointiin. 

Pääsy- ja käsittelyoikeus tietoihin myönnetään työtehtävien perusteella. 

Tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta mihinkään. Tietoja voidaan luovuttaa ainoastaan voimassa olevan lainsäädännön velvoittamissa tapauksissa.

Ara on ulkoistanut rekisterin teknisen ylläpidon ja kehittämisen IT-palveluntarjoajalle, jonka kanssa on solmittu tietosuoja-asetuksen mukainen sopimus henkilötietojen käsittelystä.

Pääsy järjestelmään perustuu henkilökohtaisiin käyttäjätunnuksiin. Laitetilat ja tiedot sijaitsevat fyysisesti EU:n alueella.

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle eikä kansainvälisille järjestöille.

Tietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään viisi vuotta.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää pääsy häntä itseään koskeviin tietoihin eli tarkastaa henkilörekisteriin talletetut tiedot. Omien tietojen tarkastuspyynnön voi lähettää Aran kirjaamoon.

Rekisterin sisältämiä tietoja ei käytetä profilointiin eikä tietoihin kohdisteta automaattista päätöksentekoa. 

Rekisteröidyn oikeuksien rajoitukset

Rekisterissä olevat henkilötiedot saadaan viranomaislähteistä, joten rekisteröidyllä ei ole oikeutta tietojen oikaisemiseen. 

Järjestysnumerorekisterissä käsitellään henkilötietoja rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen perusteella, minkä vuoksi rekisteröidyllä ei ole oikeutta vaatia henkilötietojensa poistamista tai siirtämistä toiseen järjestelmään, eikä lähtökohtaisesti myöskään oikeutta vastustaa henkilötietojensa käsittelyä.

Valitusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos hän katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta.

Rekisterinpitäjän edustaja

Rekisterinpitäjän edustajat: 

• Hanna Ahlberg, ylitarkastaja
• Suvi Apell, ylitarkastaja

Sähköposti muotoa etunimi.sukunimi@ara.fi.

Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Ara myöntää asuinrakennusten ja asuntojen korjausavustuksesta annetun lain (1087/2016) nojalla avustuksia hissien jälkiasentamiseen ja liikkumisesteiden poistamiseen asuinrakennuksissa sekä iäkkäiden ja vammaisten henkilöiden asuntojen korjaamiseen.

Korjausavustusten henkilötietorekisterissä käsitellään henkilötietoja, joita tarvitaan korjausavustushakemusten käsittelemiseksi ja Aran asiakkaiden yksilöimiseksi ja palvelemiseksi eri yhteydenottotilanteissa. 

Henkilötietoja käsitellään EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c ja e alakohtien nojalla. Henkilötietojen käsittelyn peruste on rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen, yleistä etua koskevan tehtävän suorittaminen ja rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttäminen.

Käsiteltävät henkilötiedot

Korjausavustusten henkilötietorekisterissä käsitellään korjausavustushakemusten käsittelyssä vaadittavia avustusten hakijoiden ja heidän edustajiensa henkilötietoja. Lisäksi rekisterissä käsitellään korjausavustusten asiakaspalvelujärjestelmän kautta saatuja henkilötietoja, jotka saadaan asiakkaan yhteydenotossa Araan. Rekisterissä käsitellään lisäksi asiakaspalvelujärjestelmää käyttävien Aran virkahenkilöiden tietoja. 

Käsittelemme rekisterissä seuraavia avustushakemusten käsittelyssä vaadittavia henkilötietoja ja erityisiä henkilötietoja:

Korjausavustukset: 

• avustuksenhakijan nimi
• henkilötunnus
• puhelinnumero
• osoite
• sähköpostiosoite
• tilinumero
• korjattavan rakennuksen/ asunnon kiinteistötunnus ja rakennustunnus
• tulot ja varallisuustiedot
• terveydentilaa koskevat tiedot

Energia-avustus (päättynyt vuonna 2023): 

• avustuksenhakijan nimi
• henkilötunnus
• puhelinnumero
• osoite
• sähköpostiosoite
• tilinumero
• korjattavan rakennuksen/asunnon tiedot 

Lisäksi, jos rekisteröidyn asiaa hoitaa asiamies:

• asiamiehen nimi
• puhelinnumero
• sähköpostiosoite
• osoite

Rekisteri sisältää lisäksi tiedot haettavan/myönnetyn avustuksen määrästä sekä avustuksen maksatustiedot.

Avustushakemusten käsittelyssä vaadittavat henkilötiedot saadaan lähtökohtaisesti rekisteröidyltä itseltään. Lisäksi henkilötietoja voidaan tarkistaa ja täydentää viranomaisten rekistereistä, esimerkiksi väestötietojärjestelmästä ja kiinteistötietojärjestelmästä.

Käsittelemme rekisterissä lisäksi asiakaspalvelujärjestelmän kautta saatuja henkilötietoja ja erityisiä henkilötietoja. Yhteydenottokanavasta ja asiasta riippuen rekisteriin kerättävät tietosisällöt vaihtelevat. Kaikista asiakkaiden yhteydenotoista ei kerry kaikkia tai välttämättä mitään alla mainittuja tietoja:

• nimi
• sähköpostiosoite
• puhelinnumero
• yhteydenottotapa sekä yhteydenottoon liittyvät aikatiedot, kuten esimerkiksi sähköpostin tai yhteydenottolomakkeen saapumisaika sekä puhelun aloitus- ja lopetusajat. 
• erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia henkilötietoja, kuten esimerkiksi henkilön terveyttä koskevia tietoja, jos yhteydenotto sisältää niitä
• muut asiakkaat mahdollisesti esittämät henkilötiedot

Järjestelmää käyttävien virkahenkilöiden osalta rekisterissä käsitellään lisäksi:

• rooli käyttäjäryhmän jäsenenä

Muu tietosisältö:

• asiakkaan lähettämän viestiotsikon ja viestikentän tietosisällöt sekä mahdolliset liitteet
• viranomaisen asiakkaalle lähettämän viestiotsikon ja viestikentän tietosisällöt mahdollisine liitteineen.

Henkilötietojen käsittely, siirto ja luovuttaminen 

1. Manuaalinen aineisto: Manuaalista aineistoa käsittelevät tietoturvakoulutetut henkilöt. Rekisterin tiedot on suojattu asiattomalta katselulta, muuttamiselta ja hävittämiseltä. 
2. Digitaalisesti käsiteltävät aineistot: Rekisterin tiedot on suojattu asiattomalta katselulta, muuttamiselta ja hävittämiseltä. Suojaus perustuu käyttövaltuushallintaan, tietokantojen ja palvelinten tekniseen suojaukseen, tilojen fyysiseen suojaukseen, kulunvalvontaan, tietoliikenteen suojaukseen sekä tietojen varmuuskopiointiin. 

Pääsy- ja käsittelyoikeus tietoihin myönnetään työtehtävien perusteella. Pääsy järjestelmään perustuu henkilökohtaisiin käyttäjätunnuksiin. Laitetilat ja tiedot sijaitsevat fyysisesti EU:n alueella.

Avustushakemusten käsittelemiseksi kerättyjä henkilötietoja käsitellään avustuskäsittelyn tietojärjestelmässä. Asiakaspalvelukanavissa saadut tiedot käsitellään Jira Service Management -järjestelmässä. Järjestelmien tekninen ylläpito ja kehittäminen on ulkoistettu IT-palveluntarjoajalle. Ara on tehnyt palveluntarjoajan kanssa tietosuoja-asetuksen mukaisen sopimuksen henkilötietojen käsittelystä.

Tietoja voidaan luovuttaa ainoastaan voimassa olevan lainsäädännön velvoittamissa ja sallimissa rajoissa tai rekisteröidyn suostumuksella. 

Avustuksensaajan tiedot ilmoitetaan Palkeille avustuksen maksatusta varten. Avustuksensaajan tietoja voidaan luovuttaa muille viranomaisille sen varmistamiseksi, ettei avustettaviin toimenpiteisiin myönnetä muuta julkista tukea. Tiedon luovuttaminen edellyttää yksilöityä pyyntöä toiselta viranomaiselta. 

Tietoja ei luovuteta suoramarkkinointia tai markkina- ja mielipidetutkimuksia varten. Energia-avustusasetuksen (1341/2019 ja 1095/2022) 8 §:n perusteella Ara voi käyttää energia-avustusaineistoa valtionhallinnon tekemiin ja teettämiin selvitys- ja tutkimushankkeisiin. 

Rekisterin sisältämiä tietoja ei käytetä profilointiin eikä tietoihin kohdisteta automaattista päätöksentekoa.

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle eikä kansainvälisille järjestöille.

Tietojen säilytysajat

Asiakaspalvelujärjestelmään kirjatun henkilöasiakkaan korjausavustuksiin liittyvän palvelupyynnön henkilötietoja säilytetään 18 kuukautta yhteydenotosta luodun palvelupyynnön sulkemisen jälkeen. Yhteisöasiakkaiden korjausavustuksiin liittyvän palvelupyynnön henkilötietoja säilytetään 5 vuotta yhteydenotosta luodun palvelupyynnön sulkemisen jälkeen. 

Jos asiakasjärjestelmässä käsitelty asia saatetaan Arassa vireille, henkilötiedot poistuvat asiakaspalvelujärjestelmästä tämän tietosuojaselosteen mukaisessa ajassa sen jälkeen, kun Arassa vireille saatettu asia kirjataan asianhallintaan, ja sille annetaan diaarinumero. Arassa käsiteltäviin vireille saatettuihin asioihin liittyvien henkilötietojen säilyttämisajat pohjautuvat lainsäädäntöön ja Aran tiedonohjaussuunnitelmaan. Hyväksyttyjen avustushakemusten tiedot säilytetään 30 vuotta ja hylättyjen hakemusten tiedot 5 vuotta.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä, ja jos näitä henkilötietoja käsitellään, oikeus saada pääsy henkilötietoihin. Rekisteröity voi tehdä tarkastuspyynnön rekisterinpitäjän edustajalle. Jos rekisteröidyn käyttämästä tarkastusoikeudesta on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi, voi rekisterinpitäjä periä tietojen antamisesta aiheutuvan hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan maksun.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. 

Rekisteröidyn tietojen poistaminen tai käsittelyn kieltäminen

Jos henkilötietojen käsittely Arassa perustuu rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen taikka yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseen tai julkisen vallan käyttämiseen, rekisteröity ei voi vaatia henkilötietojensa poistamista tai siirtämistä toiseen järjestelmään, tai vastustaa henkilötietojensa käsittelyä.

Valitusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos hän katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta.

Tämä sisältö on päivitetty 23.4.2024.

Rekisterinpitäjän edustaja

Rekisterinpitäjän edustaja: 
Jarkko Salminen, erikoissuunnittelija

Sähköposti muotoa etunimi.sukunimi@ara.fi.

Henkilötietojen käyttötarkoitus ja käsittelyperuste

Rekisteriin on talletettu tietojärjestelmien käyttäjien tiedot. Rekisterissä käsitellään henkilötietoja, jotka ovat tarpeen tietojärjestelmien käyttäjätunnusten ylläpitämiseksi. 

Mitä henkilötietoja käsitellään?

Käsittelemme tietojärjestelmien käyttäjien henkilötietoja: 

• nimi
• henkilönumero
• työpuhelinnumero
• käyttäjätunnus
• sähköpostiosoite 

Käsiteltävät tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään. 

Henkilötietojen käsittely, siirto ja luovuttaminen

1. Manuaalinen aineisto: Käsitellään koulutetun henkilökunnan toimesta tietojen suojaustasoa vastaavissa tiloissa.
2. Digitaalisesti käsiteltävät aineistot: Rekisterin tiedot on suojattu asiattomalta katselulta, muuttamiselta ja hävittämiseltä. Suojaus perustuu käyttövaltuushallintaan, tietokantojen ja palvelinten tekniseen suojaukseen, tilojen fyysiseen suojaukseen, kulunvalvontaan, tietoliikenteen suojaukseen sekä tietojen varmuuskopiointiin.

Pääsy- ja käsittelyoikeus tietoihin myönnetään työtehtävien perusteella. Pääsy järjestelmään perustuu henkilökohtaisiin käyttäjätunnuksiin. Laitetilat ja tiedot sijaitsevat fyysisesti EU:n alueella.

Tietoja voidaan luovuttaa ainoastaan voimassa olevan lainsäädännön velvoittamissa ja sallimissa rajoissa tai rekisterinpitäjän suostumuksella. Käyttäjätietoja ei luovuteta tietojärjestelmistä.

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle eikä kansainvälisille järjestöille.

Tietojen säilytysaika

Käyttäjätunnukset suljetaan tai poistetaan kustakin tietojärjestelmästä käyttövaltuushallinnan mukaisesti. 

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä, ja jos näitä henkilötietoja käsitellään, oikeus saada pääsy henkilötietoihin. 

Rekisterin sisältämiä tietoja ei käytetä profilointiin eikä tietoihin kohdisteta automaattista päätöksentekoa.

Rekisteröidyn oikeus tietojen oikaisemiseen tai poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Rekisteröity voi tehdä oikaisupyynnön rekisterinpitäjän edustajalle.

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rekisterinpitäjää poistamaan itseään koskevat tiedot. Poistopyyntö voidaan tehdä rekisterinpitäjän edustajalle.

Valitusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos hän katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta.

Rekisterinpitäjän edustaja

Rekisterinpitäjän edustaja: Henni Rajala, ylitarkastaja

Sähköpostit muotoa etunimi.sukunimi@ara.fi.

Henkilötietojen käyttötarkoitus ja käsittelyperuste

Asumisen rahoitus- ja kehittämiskeskuksesta annetun lain (71/2007) 1 §:n mukaan Aran lakisääteisenä tehtävänä on ohjata ja valvoa arava- ja korkotukilainoitetun asuntokannan käyttöä. 

Ohjauksen ja valvonnan henkilötietorekisterissä käsitellään henkilötietoja, joita tarvitaan Aran ohjaus- ja valvontatehtävien hoitamiseksi ja Aran asiakkaiden yksilöimiseksi ja palvelemiseksi eri yhteydenottotilanteissa.

Henkilötietoja käsitellään EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c ja e alakohtien nojalla. Henkilötietojen käsittelyn peruste on rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen, yleistä etua koskevan tehtävän suorittaminen ja rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttäminen.

Mitä henkilötietoja käsitellään?

Ohjauksen ja valvonnan henkilötietorekisterissä käsitellään ara-asunnoissa asuvien ja ara-asuntoja hakevien henkilöiden sekä ara-toimintaa harjoittavien yhteisöjen edustajien henkilötietoja. Lisäksi rekisterissä käsitellään ohjauksen ja valvonnan asiakaspalvelujärjestelmän kautta saatuja henkilötietoja, jotka saadaan asiakkaan yhteydenotossa Araan. Lisäksi rekisterissä käsitellään asiakaspalvelujärjestelmää käyttävien Aran virkahenkilöiden tietoja. 

Käsittelemme rekisterissä seuraavia ara-asunnoissa asuvien ja ara-asuntoa hakevien henkilöiden sekä ara- yhteisöjen edustajien henkilötietoja ja erityisiä henkilötietoja:

• nimi
• henkilötunnus (tarvittaessa)
• puhelinnumero
• sähköpostiosoite
• osoite
• erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia henkilötietoja, kuten esimerkiksi henkilön terveyttä koskevia tietoja, jos asiakas on toimittanut näitä tietoja
• muut asiakkaat mahdollisesti esittämät henkilötiedot, kuten tulo- ja varallisuustietoja

Lisäksi, jos rekisteröidyn asiaa hoitaa asiamies:

• asiamiehen nimi
• puhelinnumero
• sähköpostiosoite
• osoite

Tiedot saadaan lähtökohtaisesti rekisteröidyltä itseltään. Tietoja voidaan saada lisäksi valvovana viranomaisena toimivalta kunnalta tai hyvinvointialueelta ja valtion tuella rakennettua asuntokantaa omistavalta yhteisöltä.

Käsittelemme rekisterissä lisäksi asiakaspalvelujärjestelmän kautta saatuja henkilötietoja ja erityisiä henkilötietoja. Yhteydenottokanavasta ja asiasta riippuen rekisteriin kerättävät tietosisällöt vaihtelevat. Kaikista asiakkaiden yhteydenotoista ei kerry kaikkia tai välttämättä mitään alla mainittuja tietoja:

• nimi
• puhelinnumero
• sähköpostiosoite
• yhteydenottotapa sekä yhteydenottoon liittyvät aikatiedot, kuten esimerkiksi sähköpostin tai yhteydenottolomakkeen saapumisaika sekä puhelun aloitus- ja lopetusajat. 
• erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia henkilötietoja, kuten esimerkiksi henkilön terveyttä koskevia tietoja, jos yhteydenotto sisältää niitä
• muut asiakkaat mahdollisesti esittämät henkilötiedot

Järjestelmää käyttävien virkahenkilöiden osalta rekisterissä käsitellään lisäksi: rooli käyttäjäryhmän jäsenenä

Muu tietosisältö:

• asiakkaan lähettämän viestiotsikon ja viestikentän tietosisällöt sekä mahdolliset liitteet
• viranomaisen asiakkaalle lähettämän viestiotsikon ja viestikentän tietosisällöt mahdollisine liitteineen.

Henkilötietojen käsittely, siirto ja luovuttaminen 

1. Manuaalinen aineisto: Manuaalinen aineisto käsitellään koulutetun henkilökunnan toimesta tietojen suojaustasoa vastaavasti.
2. Digitaalisesti käsiteltävät aineistot: Rekisterin tiedot on suojattu asiattomalta katselulta, muuttamiselta ja hävittämiseltä. Suojaus perustuu käyttövaltuushallintaan, tietokantojen ja palvelinten tekniseen suojaukseen, tilojen fyysiseen suojaukseen, kulunvalvontaan, tietoliikenteen suojaukseen sekä tietojen varmuuskopiointiin. Pääsy- ja käsittelyoikeus tietoihin myönnetään työtehtävien perusteella. 

Pääsy järjestelmään perustuu henkilökohtaisiin käyttäjätunnuksiin. Laitetilat ja tiedot sijaitsevat fyysisesti EU:n alueella. 

Ohjaus- ja valvontatehtävien hoitamiseksi kerättyjä henkilötietoja käsitellään avustuskäsittelyn tietojärjestelmässä. Asiakaspalvelukanavissa saadut tiedot käsitellään Jira Service Management -järjestelmässä. Järjestelmien tekninen ylläpito ja kehittäminen on ulkoistettu IT-palveluntarjoajalle. Ara on tehnyt palveluntarjoajan kanssa tietosuoja-asetuksen mukaisen sopimuksen henkilötietojen käsittelystä.

Tietoja voidaan luovuttaa ainoastaan voimassa olevan lainsäädännön velvoittamissa ja sallimissa rajoissa tai rekisteröidyn suostumuksella. 

Tietoja luovutetaan säännöllisesti valvovana viranomaisena toimivalle kunnalle ja tapauksessa asianosaisena olevalle valtion tuella rakennettua asuntokantaa omistavalle yhteisölle.

Rekisterien sisältämiä tietoja ei käytetä profilointiin eikä tietoihin kohdisteta automaattista päätöksentekoa. 

Tietoja ei luovuteta suoramarkkinointia tai markkina- ja mielipidetutkimuksia varten.

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle eikä kansainvälisille järjestöille.

Tietojen säilytysaika

Asiakaspalvelujärjestelmään kirjatun henkilöasiakkaan ohjaukseen ja valvontaan liittyvän palvelupyynnön henkilötietoja säilytetään 18 kuukautta yhteydenotosta luodun palvelupyynnön sulkemisen jälkeen. Yhteisöasiakkaiden ohjaukseen ja valvontaan liittyvän palvelupyynnön henkilötietoja säilytetään 5 vuotta yhteydenotosta luodun palvelupyynnön sulkemisen jälkeen. 

Jos asiakaspalvelujärjestelmässä käsitelty asia saatetaan Arassa vireille, henkilötiedot poistuvat asiakaspalvelujärjestelmästä tämän tietosuojaselosteen mukaisessa ajassa sen jälkeen, kun Arassa vireille saatettu asia kirjataan asianhallintaan, ja sille annetaan diaarinumero. Arassa käsiteltäviin vireille saatettuihin asioihin liittyvien henkilötietojen säilyttämisajat pohjautuvat lainsäädäntöön ja Aran tiedonohjaussuunnitelmaan. 

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä, ja jos näitä henkilötietoja käsitellään, oikeus saada pääsy henkilötietoihin. Rekisteröity voi tehdä tarkastuspyynnön rekisterinpitäjän edustajalle. Jos rekisteröidyn käyttämästä tarkastusoikeudesta on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi, voi rekisterinpitäjä periä tietojen antamisesta aiheutuvan hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan maksun.

Tietojen muuttaminen tai oikaiseminen

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. 

Tietojen poistaminen

Jos henkilötietojen käsittely Arassa perustuu rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen taikka yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseen tai julkisen vallan käyttämiseen, rekisteröity ei voi vaatia henkilötietojensa poistamista tai siirtämistä toiseen järjestelmään, tai vastustaa henkilötietojensa käsittelyä.

Valitusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos hän katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta.

Tämä sisältö on päivitetty 29.4.2024.

Rekisterinpitäjän edustaja

Rekisterinpitäjän edustaja: 
Minna Korhonen, ylitarkastaja

Sähköposti muotoa etunimi.sukunimi@ara.fi.

Henkilötietojen käyttötarkoitus ja käsittelyperuste

Rekisteriin tallennetaan Aran lakisääteisten tehtävien täyttämiseksi vaadittavat henkilötiedot. Rekisteriin talletetaan ja siinä käsitellään henkilötietoja, jotka ovat tarpeen ara-rahoitteisten asuntojen hallintaan oikeuttavien osakkeiden omaksilunastamishakemusten käsittelyä varten.

Mitä henkilötietoja käsitellään?

Käsittelemme rekisterissä omaksilunastamishakemuksessa ja sen liitteissä ilmoitettuja tietoja:

• nimi 
• syntymäaika
• henkilötunnus
• asunto-osakeyhtiön ja asunnon tiedot
• kiinteistötunnus
• osoite

Lisäksi käsittelemme rekisterissä lunastusilmoituksen tietoja:

• nimi
• henkilötunnus
• osoite
• osakkeet
• asunnon tiedot

Omaksilunastamishakemuksessa olevat henkilötiedot saadaan omistajayhteisön asianhoitajalta, joka lähettää hakemuksen liitteineen Aralle. Lunastusilmoituksessa olevat henkilötiedot saadaan kunnan lähettäessä lunastusilmoituksen Aralle.

Henkilötietojen käsittely, siirto ja luovuttaminen 

1. Manuaalinen aineisto: Käsitellään koulutetun henkilökunnan toimesta tietojen suojaustasoa vastaavassa lukituissa tiloissa. 
2. Digitaalisesti käsiteltävät aineistot:  Pääsy- ja käsittelyoikeus tietoihin myönnetään työtehtävien perusteella. Rekisterin tiedot on suojattu asiattomalta katselulta, muuttamiselta ja hävittämiseltä. Suojaus perustuu tietokantojen ja palvelinten tekniseen suojaukseen, tilojen fyysiseen suojaukseen, kulunvalvontaan, tietoliikenteen suojaukseen sekä tietojen varmuuskopiointiin.

Laitetilat ja tiedot sijaitsevat fyysisesi EU:n alueella. Toiminnan asianmukaisuuden valvomiseksi käytetään hallinnollisia kontrolleja. 

Rekisterien sisältämiä tietoja ei käytetä profilointiin eikä tietoihin kohdisteta automaattista päätöksentekoa.

Tietoja voidaan luovuttaa ainoastaan voimassa olevan lainsäädännön velvoittamissa ja sallimissa rajoissa tai rekisteröidyn suostumuksella. Hakemuksen perusteella tehtävä päätös lähetetään asianhoitajalle sekä tiedoksi kunnalle ja Valtiokonttorille. Päätöksessä on henkilön nimi ja osoite sekä asunnon hallintaan oikeuttavien osakkeiden tiedot.

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle eikä kansainvälisille järjestöille.

Tietojen säilytysaika

Tietojen poistaminen rekisteristä tapahtuu Aran tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti. 

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä, ja jos näitä henkilötietoja käsitellään, oikeus saada pääsy henkilötietoihin. Rekisteröidyllä ei ole itsellään pääsyä henkilötietoihin, mutta rekisteröity voi tehdä tarkastuspyynnön rekisterinpitäjän edustajalle. 

Jos rekisteröidyn käyttämästä tarkastusoikeudesta on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi, voi Rekisterinpitäjä periä tietojen antamisesta aiheutuvat hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan maksun.

Rekisteröidyn oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Rekisteröity voi tehdä oikaisupyynnön rekisterinpitäjän edustajalle. 

Rekisteröidyn oikeuksien rajoitukset

Rekisteröidyllä ei ole oikeutta pyytää tietojensa poistamista, koska tietojen käsittely perustuu lakiin. Tästä syystä rekisteröidyllä ei myöskään ole oikeutta vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, tai oikeutta saada tietojaan siirretyksi toiseen järjestelmään. Henkilötietojen käsittelyä ei myöskään voi pyytää rajoittamaan, koska tietoja käsitellään lain nojalla.

Valitusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos hän katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta.

Tämä sisältö on päivitetty 22.7.2024.

Rekisterinpitäjän edustaja

Rekisterinpitäjän edustajat: 

• Uutiskirje ja ara.fi-verkkosivut: Susanna Mäenpää
• Tapahtumat: Tuula Ritaranta

Sähköpostit muotoa etunimi.sukunimi@ara.fi.

Henkilötietojen käyttötarkoitus ja käsittelyperuste

Rekisterin tarkoituksena on tiedonvälitys, tapahtumien järjestäminen, palautteen kerääminen ja yhteydenpito Aran asiakkaisiin ja sidosryhmiin. Rekisterin tietoja voidaan käyttää myös sidosryhmätutkimuksiin. Henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen.

Mitä henkilötietoja käsitellään?

1. Aran uutiskirjeen tilaajan tiedot: 
   • uutiskirjeen tilaajan nimi
   • sähköpostiosoite, johon uutiskirje on tilattu
2. Aran tapahtumaan osallistujan tiedot (Eventilla-järjestelmä): 
   • nimi
   • organisaatio
   • sähköpostiosoite
   • mahdollinen erikoisruokavalio
   • monipäiväisissä tapahtumissa, joissa majoittuminen osana tapahtumaa, lisäksi:
     • syntymävuosi
     • puhelinnumero
3. Ara.fi-verkkosivujen ja tapahtumapalvelun (Eventilla) kautta annetut palautteet (tietojen antaminen vapaaehtoista): 
   • nimi
   • sähköpostiosoite
   • puhelinnumero
   • organisaatio

Henkilötietojen käsittely, siirto ja luovuttaminen 

1. Manuaalinen aineisto: Manuaalista aineistoa käsittelee tietoturvakoulutetut henkilöt. Rekisterin tiedot on suojattu asiattomalta katselulta, muuttamiselta ja hävittämiseltä. 
2. Digitaalisesti käsiteltävät aineistot:  Rekisterin tiedot on suojattu asiattomalta katselulta, muuttamiselta ja hävittämiseltä. Suojaus perustuu käyttövaltuushallintaan, tietokantojen ja palvelinten tekniseen suojaukseen, tilojen fyysiseen suojaukseen, kulunvalvontaan, tietoliikenteen suojaukseen sekä tietojen varmuuskopiointiin.

Uutiskirjeen tilaajan henkilötietoja käsittelevät uutiskirjepalvelu ja tapahtumaan osallistujan henkilötietoja tapahtumanhallintapalvelu. Palautteen antajan antamia henkilötietoja käsitellään tapahtumapalvelussa, kun palaute annetaan tapahtumistamme. Kun palauteviesti on lähetetty verkkosivustolta, palautteen antajan antamia henkilötietoja käsitellään ara.fi:n ylläpitopalvelussa sekä asiakaspalvelukanavissa, joihin viestit välitetään käsiteltäviksi.

Pääsy- ja käsittelyoikeus tietoihin myönnetään työtehtävien perusteella. Pääsy järjestelmään perustuu henkilökohtaisiin käyttäjätunnuksiin. Laitetilat ja tiedot sijaitsevat fyysisesti EU:n alueella. 

Rekisterin sisältämiä tietoja ei käytetä profilointiin eikä tietoihin kohdisteta automaattista päätöksentekoa. 

Henkilötietojen luovutus perustuu rekisteröidyn suostumukseen. 

Tapahtumien osallistujatietoja säilytetään vain Eventilla-järjestelmässä. Tietoja tapahtumaan osallistujista ei lähtökohtaisesti luovuteta ulkopuolisille tahoille. Poikkeuksena EU-hankkeet, joiden tilaisuuksista rahoitustaho vaatii osallistujatietoja. Lisäksi, jos Ara katsoo sen tapahtuman suunnittelun tai toteuttamisen kannalta tarpeelliseksi, se voi välittää osallistujatiedot tapahtuman alihankkijalle/yhteistyökumppanille.

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle eikä kansainvälisille järjestöille.

Tietojen säilytysaika

1. Aran uutiskirje: Henkilötiedot säilytetään toistaiseksi. Rekisteröity voi poistaa tietonsa rekisteristä uutiskirjeen Unsubscribe-toiminnolla.
2. Tapahtumaan osallistujat: Osallistujatiedot anonymisoidaan 6 kk jälkeen tapahtumasta.
3. Ara.fi:n kautta saadut palautteet: Henkilötiedot säilytetään toistaiseksi. Rekisteröity voi poistaa tietonsa rekisteristä ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään. 
4. Tapahtumapalvelun kautta saadut palautteet: henkilötiedot anonymisoidaan 6 kk jälkeen tapahtumasta.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä, ja jos näitä henkilötietoja käsitellään, oikeus saada pääsy henkilötietoihin. 

Jos rekisteröidyn käyttämästä tarkastusoikeudesta on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi, voi rekisterinpitäjä periä tietojen antamisesta aiheutuvat hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan maksun.

Tietojen muuttaminen tai oikaiseminen

Rekisteröity voi vaatia rekisterinpitäjää oikaisemaan ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat virheelliset henkilötiedot. Rekisteröity voi tehdä oikaisupyynnön rekisterinpitäjän edustajalle.

Tietojen poistaminen

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää poistamaan itseään koskevat tiedot rekisteristä. Rekisteröity voi tehdä poistopyynnön rekisterinpitäjän edustajalle.

Valitusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos hän katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta.